ОСОБОВІ СПРАВИ - порядок оформлення

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

щодо формування та оформлення особових справ працівників дошкільних навчальних закладів

ПОРЯДОК

ведення особових справ

Цей Порядок визначає перелік документів, що складають особову справу (далі - особова справа), а також вимоги до їх оформлення, зберігання та обліку.

В особовій справі відображається біографічні та інші дані про працівника.

Формування та ведення особової справи здійснюється кадровою службою органу, де працює певна особа.

1. Формування особової справи

Формування особової справи  розпочинається з дати  розгляду питання про призначення на відповіднупосаду певної особи.

В особовій справі повинні міститися такі документи:

1) особова  картка (форма П-2ДС) (z0484-95) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4х6 сантиметрів;

2) копії документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий  ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

3) медична довідка про стан здоров'я за формою, встановленою МОЗ (за потреби);

4) заява щодо призначення на відповідну посаду;

5) погодження,  передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів.

Після призначення  працівника  на посаду

до особової справи додаються:

1) наказ, розпорядження про призначення на посаду;

4) копії документів про надані пільги;

5) копія паспорта;

6) копія військового квитка (для військовозобов'язаних);

7) опис документів особової справи.

Керівник або відповідальна ососба, отримуючи  матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту, у тому числі про повну вищу освіту тощо

Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду.

2. Ведення особової справи

Особова справа доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється.

Крім документів, зазначених у розділі 1 цього Порядку,  до особової справи  в  хронологічному  порядку  з  часом надходження

додаються:

1) заява про переведення на відповідну посаду, 

2) наказ  (розпорядження) про переміщення  на іншу посаду, звільнення з посади;

3) наказ, розпорядження, про заохочення, службове розслідування, накладення та зняття стягнення;

4) документи про підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації);

5) атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист);

6) інші  документи,  які  містять  відомості про особу.

3. Оформлення документів особової справи

Особова картка (форма П-2ДС) з автобіографією, даними  про трудову діяльність у минулому оформляються відповідно до діючої інструкції, затвердженої та зареєстрованої згідно із законодавством.

Копії (ксерокопії) документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації  скріплюються підписом керівника кадрової служби та печаткою .

Біографічна довідка складається на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці  працівника.  Відповіді  на запитання  у довідці мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються.

Біографічна довідка складається за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку і скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою.

Заяви про призначення, переміщення на іншу посаду, звільнення з посади оформляються власноручно і підписуються із зазначенням дати. За змістом заяви керівником накладається резолюція і приймається відповідне рішення, на підставі якого готується наказ (розпорядження).

Наказ, розпорядження про призначення на посаду або звільнення з посади видається за місцем роботи також щодо тих працівників, які призначаються органом вищого рівня. У ньому зазначається дата фактичного вступу на посаду, звільнення з посади.

Бланк опису документів під час формування особової справи і доповнюється з надходженням кожного нового документа. Наявність документів в особовій справі щорічно, до 15 квітня, звіряється з описом.

4. Передання особової справи

до архіву

Після припинення працівником роботи його особова справа залишається в закладі і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства.

При цьому в особовій картці (форма П-2ДС) та книзі обліку руху особових справ зазначається дата, причина звільнення, дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення.

У разі повернення особи на роботу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.

5. Порядок обліку та зберігання особових справ

Особові справи є документами для службового користування, які зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні.

Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4.

Особові справи формуються у алфавітному порядку.

Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби,  які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ.

(ЗРАЗКИ ДОДАЮТЬСЯ)

Підготувала методист ТКМЦНОІМ Філь С.В.

УКРАЇНА

УПРАВЛІННЯ ОСВІТИ І НАУКИ

ТЕРНОПІЛЬСЬКИЙ ДОШКІЛЬНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД №55

ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

1 

ОСОБОВА СПРАВА №__

ІВАНОВА ЛІДІЯ ГРИГОРІВНА

Правила користування особовою справою:

1. Особову справу, взяту у відповідальної особи, зберігають нарівні з документами для службового користування.

2. Забороняється:

- затримувати особову справу більше ніж на 3 дні;

- виносити особову справу за межі закладу.

3. Під час користування особовою справою забороняється:

- робити будь-які виправлення записів чи дописування;

- вилучати документи , а також вносити нові.

2

О П И С 

документів, які містяться в особовій справі №____

_________________________________________________________________

(прізвище, ім’я, по-батькові)

№ З/П	Найменування документу, його номер і дата, дата внесення до особової справти	Кількість аркушів	Дата вилучення документів	Хто вилучив і чому?
1	Опис документів	1
2	Заява про прийняття на роботу	1
3	Особовий листок з обліку кадрів	2
4	Автобіографія	1
5	Копія атестату (диплому)	1
6	Наказ про прийняття на роботу	1
7	Доповнення до особового листка з обліку кадрів	1
8	Атестаційний лист	1
9	Копія посвідчення про курсову перепідготовку	1
10	Копія свідоцтва про шлюб	1
11	Копії свідоцтв про народження дітей	1-3
12	Копія паспорта	2
13	Копія ідентифікаційного коду
14	Копія посвідчення
15	Копія посвідчення

Особову справу сформовано                                     Опис переписано

_________________року                                  ___________________року

_______________                                                       _______________

3

Д О П О В Н Е Н Н Я

ДО ОСОБОВОГО ЛИСТКА З ОБЛІКУ КАДРІВ

Прізвище___________________________   Ім’я____________________

По-батькові__________________________________________________

1. Дані про роботу після заповнення особового листка

Прийняття на роботу, переведення, звільнення	Номер наказу, дата

2. Дані про зміни в облікових ознаках працівника

після заповнення особового листка

(у цьому розділі робляться відмітки про зміни в облікових ознаках - заохочення, державні нагороди (відзнаки), стягнення, освіта тощо)

2.1. З А О Х О Ч Е Н Н Я
Вид заохочення (нагороди, відзнаки)			Підстава			Дата
2.2. ДИСЦИПЛІНАРНІ СТЯГНЕННЯ
Дата (число, місяць, рік)	Ким накладено	Вид  стягнення		Підстава запису	Коли знято		Підстава запису

2.3. ІНШІ ЗМІНИ В ОБЛІКОВИХ ОЗНАКАХ ПРАЦІВНИКА
Дата зміни, яка відбулася (число, місяць, рік)	Характер зміни	Підстава запису

  4 

ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ до ОС

1) опис документів, що зберігаються в особовій справі;

2) заява про прийняття на роботу;

3) направлення чи рекомендація;

4) особовий листок з обліку кадрів;

5) автобіографія;

6) копії документів про освіту, кваліфікацію;

7) характеристики (якщо подавалися під час прийняття на роботу);

8.) витяги з наказів – про прийняття на роботу, переміщення, звільнення);

9) доповнення до особового листка з обліку кадрів;

10) листок заохочень і стягнень;

11) довідки та інші документи, що стосуються даної особи.

Довідки про стан здоров’я, з місця проживання та інші документи, що мають другорядний характер, групують окремо.

Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4.

Особові справи формуються у алфавітному порядку.

Особова справа доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється.

   5

К Н И Г А

руху особових справ

Тернопільського  дошкільного навчального закладу №55

№ з/п	ПІБ працівника (повністю)	Посада	Дата формування особової справи	Дата розформування особової справи	Номер архівної справи
1	Антонова Тетяна Петрівна	вихователь	31.08.2005	31.05.2009	А/1

6

К Н И Г А

обліку нагороджень та заохочень працівників

Тернопільського  дошкільного навчального закладу №55

№ з/п	ПІБ працівника (повністю)		Посада	Вид нагородження	Підстава
2008 рік
1		Антонова Тетяна Петрівна	вихователь	Почесна грамота МОНУ	Наказ МОНУ від 26.08.2005 №976-к
2009 рік
		Шмельова Тетяна Володимирівна	логопед	Грамота управління освіти та науки ТМР	Наказ  управління від 12.08.2006 № 997 - к

7

К Н И Г А

обліку дисциплінарних стягнень

Тернопільського  дошкільного навчального закладу №55

№ з/п	ПІБ працівника (повністю)	Посада	Підстава
1	Антонова Тетяна Петрівна	вихователь	Наказ  ТДНЗ  від 12.08.2006 №997 - к

8

К А Р Т К А

обліку відпусток працівника

Тернопільського  дошкільного навчального закладу №55

Прізвище ______________________________Ім’я____________________________

По батькові ______________________________________________________________

Посада ______________________________________________________________

Наказ про прийняття від _________________________ № _______-к

Дата прийняття на посаду  ____________________________ року

№ з/п	Вид відпустки	За який період	Підстава	Дата		Кількість днів
				початку відпустки	закінчення відпустки